PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

PRZYPADKÓW NIEPRAWIDŁOWOŚCI, PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPNYCH

ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ

W FIRMIE N.E.T. WOOD SP. Z O.O.

Na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

§1

CEL PROCEDURY

Celem wprowadzenia procedury jest:

1. Zapewnienie sygnalistom bezpiecznego zgłaszania naruszeń prawa bez obawy przed represjami.
2. Gwarantowanie sygnalistom informacji zwrotnej dotyczącej przyjęcia zgłoszenia oraz podejmowanych działań, co przyczynia się do transparentności procesu i budowania zaufania.
3. Określenie odpowiedzialnych za przyjmowanie, weryfikację i podejmowanie działań w odpowiedzi na zgłoszenia, z zapewnieniem ich bezstronności.
4. Zapewnienie poufności i ochrony tożsamości sygnalistów podczas przetwarzania ich danych osobowych.

§2

DEFINICJE

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1)      Procedura – niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;

2)      Pełnomocnik ds. naruszeń prawa – pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych w zakresie nieprawidłowości;

3)      Zespół ds. naruszeń prawa - zespół (komisja) odpowiedzialny za prowadzenie postępowania dot. Zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego), powołany doraźnie odrębnym zarządzeniem Zarządu do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, działający wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;

4)      Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

5)      Działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz stosowanych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;

6)      Informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenie, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;

7)      Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: 1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

8)      Sygnalista (osoba dokonująca zgłoszenia) - osoba fizyczna, która zgłasza lub publicznie ujawnia informację o naruszeniu prawa, którą uzyskała w kontekście związany z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant; definicja obejmuje również osobę fizyczną o której mowa w zd. 1 powyżej, jeśli zgłosiła lub ujawniła publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego związanego z pełnieniem pracy lub usług na rzecz Firmy lub po jego ustaniu;

9)      Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

10)  Osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

11)  Zgłoszenie sygnalizacyjne – przekazanie informacji na temat naruszenia, co do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;

12)  Zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacjo o naruszeniu prawa przez pracodawcę;

13)  Zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu;

14)  Postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;

15)  Kanał zgłoszeń – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszeń;

16)  Rejestr – rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający informacje dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa.

§3

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Strategia działania N.E.T. WOOD Sp. z o.o. oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz zapobieganiu powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.
2. Firma prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
3. Podstawowym celem procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w N.E.T. WOOD Sp. z o.o. poprzez stworzenie bezpiecznego kanału zgłoszeń, zapobiegającego podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
4. Procedura określa w szczególności:

• zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
• zakres osób uprawnionych,
• zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
• odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
• proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
• zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

§4

SPOSÓB INFORMOWANIA O PROCEDURZE

1. N.E.T. WOOD Sp. z o.o. jest zobowiązana do zapoznania osób wykonujących pracę oraz pozostałych sygnalistów z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych. Stosowaną formą do zapoznania osób z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych jest w przypadku pracowników przekazanie procedury kierownikom jednostek organizacyjnych z zaleceniem poinformowania o treści procedury podległych pracowników (może być to forma spotkania i dodatkowo wywieszenia na tablicy ogłoszeń), Procedura dostępna również w Siedzibie Firmy u każdego kierownika jednostki, dodatkowo dla zapoznania interesariuszy procedura dostępna na stronie internetowej www.netwood.pl w zakładce  OCHRONA SYGNALISTÓW, gdzie można dowiedzieć się jak dokonać zgłoszenia.
2. Informowanie kandydatów o procedurze

Kandydaci ubiegający się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług są informowani o treści Procedury zgłoszeń wewnętrznych podczas rekrutacji. Stosowaną formą przekazania informacji o treści Procedury zgłoszeń wewnętrznych jest poinformowanie o istniejącej Procedurze zgłoszeń wewnętrznych podczas spotkania rekrutacyjnego wraz ze wskazaniem, że możliwe jest przesłanie jej treści na adres poczty elektronicznej wskazany przez kandydata.

§5

DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ

1. Osobą uprawnioną do dokonywania zgłoszeń jest Sygnalista;
2. Zgłoszenia dokonuje się na adres mailowy i tylko takie zgłoszenia będą rozpatrywane – sygnalista@netwood.pl;
3. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:

a)      datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozostania informacji o nieprawidłowości;

b)      opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości;

c)      wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości;

d)      wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości;

e)      Wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości;

1. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

§6

PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ

1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe;
2. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego;
3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń;
4. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary);
5. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nieprawidłowości w N.E.T. WOOD Sp. z o.o. oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń nieprawidłowości jest Pełnomocnik ds. naruszeń prawa wyznaczony przez Zarząd;
6. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość;
7. W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w pkt. 1, Zarząd wyznacza inną osobę odpowiedzialną;
8. Po przyjęciu zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania, podmiot prawny zobowiązany jest do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
9. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty;
10. Po otrzymaniu zgłoszenia, dane osobowe są przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego;
11. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane. W przypadku przypadkowego zebrania takich danych, są one niezwłocznie usuwane;
12. Usunięcie nieistotnych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

§7

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1. W celu obsługi procesu zgłoszeń, N.E.T. WOOD Sp. z o.o. powołał bezstronną osobę w ramach struktury organizacyjnej upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
2. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające. Jeśli uzna za zasadne może powołać zespół ds. naruszeń prawa w celu wyjaśnienia zgłoszenia.
3. Firma zobowiązuje się do przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, w okresie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
4. N.E.T. WOOD Sp. z o.o. zapewnia, że działania następcze będą podejmowane przez Pełnomocnika ds. naruszeń prawa z zachowaniem należytej staranności;
5. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego, wpisu dokonuje upoważniony Pełnomocnik;
6. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych jest N.E.T. WOOD Sp. z o.o.;
7. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

a)      numer zgłoszenia;

b)      przedmiot naruszenia prawa;

c)      dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

d)      adres do kontaktu sygnalisty (mailowy);

e)      datę dokonania zgłoszenia;

f)        informację o podjętych działaniach następczych;

g)       datę zakończenia sprawy;

1. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami

§8

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie takie można skierować do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) lub odpowiedniego organu publicznego.
2. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne przyjmujące zgłoszenia są administratorami danych osobowych zawartych w tych zgłoszeniach.
3. RPO ustala procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i weryfikuje zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa, a następnie przekazuje je właściwym organom.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, RPO może poinformować sygnalistę, że sprawa powinna być rozpatrzona w innym trybie, np. jako skarga lub zawiadomienie o przestępstwie.
5. Organ publiczny ustala również własną procedurę przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, w tym weryfikuje, czy zgłoszenie dotyczy jego zakresu działania.
6. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie; zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
7. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
8. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
9. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

§9

PRAWA I OCHRONA SYGNALISTY

1. N.E.T. WOOD Sp. z o.o. zapewnia, że procedura zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzanie danych osobowych chronią przed dostępem nieupoważnionych osób oraz gwarantują poufność tożsamości Sygnalisty, osoby zgłoszonej i osób trzecich. Ochrona ta obejmuje wszelkie informacje pozwalające na bezpośrednią lub pośrednią identyfikację tych osób.
2. Sygnaliści są chronieni przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi, próbami takich działań oraz groźbami ich zastosowania.
3. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na: odmowie nawiązania stosunku pracy, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu, dyskryminacji, lobbingu, nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze oraz inne wymienione w §12 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Zakaz działań odwetowych wskazany w ust. 3 powyżej stosuje się odpowiednio, jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania. W takim wypadku dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

a)      wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

b)      nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

1. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
2. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
3. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
4. Sygnaliści nie mogą zrzec się swoich praw ani przyjąć odpowiedzialności za szkody wynikłe z dokonania zgłoszenia, z wyjątkiem świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
5. Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.
6. Przepisy niniejszej procedury stosuje się odpowiednio również do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą a także do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
7. Zgłoszenia do instytucji UE: Ochrona sygnalistów obejmuje także zgłoszenia dokonywane do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§10

FAŁSZYWE ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postepowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
4. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz N.E.T. WOOD Sp. z o.o. usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie N.E.T. WOOD Sp. z o.o., związanej z fałszywym zgłoszeniem.

§11

ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ PRAWA

1. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może zwrócić się do Zarządu z prośbą o powołanie Zespołu ds. naruszeń prawa w składzie przynajmniej 3 – osobowym, zapewniającego niezależność, obiektywizm i kompetencje.
2. Członkowie Zespołu powoływani są doraźnie i prowadzą postępowanie na podstawie doraźnych upoważnień wydanych przez Zarząd.
3. Skład Zespołu prowadzącego postępowanie proponuje Pełnomocnik (może wyznaczyć do składu także siebie). W razie potrzeby do składu Zespołu można powołać osoby nie będące pracownikami Firmy.
4. Członkiem Zespołu nie może być:

a)      sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia,

b)      osoba, której dotyczy zgłoszenie,

c)      osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie,

d)      osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego),

e)      osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania,

f)        osoba, której udział w postepowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

1. W trakcie postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu mają prawo:

a)      dostępu do dokumentów i danych Firmy,

b)      uzyskania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych,

c)      uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Firmy,

d)      dostępu do pomieszczeń Firmy w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów,

e)      konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.

1. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół sporządza raport i przekłada go Zarządowi.
2. Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

§12

ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

1. Do raportu z postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik załącza propozycje dalszych działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli wewnętrznej w Firmie.
2. Środki takie mogą obejmować w szczególności:

a)      zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w przypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia),

b)      przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi,

c)      upomnienie pracownika pisemne,

d)      zmiany lub rotacje na stanowiskach,

e)      zmiany w wewnętrznych procedurach,

f)        podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania,

g)       złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego,

h)      złożenie zawiadomienia o uzasadnionym [podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów).

1. Zarząd określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Pełnomocnik monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.
2. Pełnomocnik informuje sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz o zatwierdzonych środkach niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosków przez Zarząd, nie późnij niż 30 dni od zakończenia rozpatrywania zgłoszenia.
3. Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.

§13

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zarząd sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowaniem działań następczych.
2. Zmiany niniejszej Procedury dokonywane są w trybie zarządzenia.
3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Firmie.

Załączniki:

1. Klauzula informacyjna dla sygnalisty.

Załącznik Nr 1 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych

Klauzula Informacyjna dla osoby dokonującej zgłoszenia

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, RODO) informuję Panią/Pana, że:

1. Administratorem danych osobowych N.E.T. WOOD Sp. z o.o.

2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.

3. Podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. c RODO, tj. wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych polegających na realizacji obowiązków wynikających z podstawie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)

4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. W przypadku niepodania danych nie zostanie Pani/Pan poinformowana/y o przyjęciu zgłoszenia ani jego rozpatrzeniu.

5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty upoważnione do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa. (Jeśli istnieje, odbiorcą jest podmiot zewnętrzny realizujący działania następcze w ramach umowy powierzenia).

7. Przysługujące Pani/Panu prawa to: żądanie dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do sprzeciwu.

8. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych